公司决议
母公司的主管机构——根据其章程文件为股东大会、董事会或唯一董事——必须通过特定决议以设立意大利分支。决议应载明:
- 在意大利设立分支机构的决定。
- 意大利分支的注册地址。
- 委任一名或多名代表及其权限范围。
- 分支将在意大利从事的业务活动。
- 分配给分支的财务资源(可选,但常对银行和信贷用途有用)。
意大利分支 — sede secondaria — 允许外国公司通过一个永久组织的机构以其自身名称和品牌在意大利直接开展业务,而无需设立独立的意大利公司。
三种结构,三种完全不同的风险与税务特征。下表为初步结构化工具;最终选择应在审查拟开展的活动、合同、员工与收入模式后作出。
| 事项 | 意大利分支机构 | 意大利子公司 (S.r.l. / S.p.A.) | 代表处 |
|---|---|---|---|
| 法律性质 | 外国公司的二级机构;无独立法人资格。 | 在意大利成立的新公司,具有独立法人资格。 | 具有本地存在但无运营能力。 |
| 责任 | 外国母公司对分支机构的义务承担直接且无限的责任。 | 责任通常在意大利公司的层面上被隔离。 | 风险有限,因为不开展商业业务。 |
| 允许的活动 | 全面商业活动:销售、签约、员工、场所、开具发票。 | 全面商业活动,作为独立的意大利业务运营。 | 仅限准备性和辅助性活动——不得进行产生收入的业务操作。 |
| 资本 | 无法定最低资本;由母公司按需为分支提供资金。 | 适用法定资本(通常 S.r.l. 为 EUR 10,000;S.p.A. 为 EUR 50,000)。 | 无资本要求。 |
| 设立手续 | 母公司的公司决议、公证文书、公司登记处备案。 | 在意大利公证人面前签署设立契约和章程,并在公司登记处备案。 | 较简化的行政登记程序。 |
| 税务 | 常设机构:对归属于其的所得在意大利征税。 | 意大利税务居民公司对其自身的经营结果纳税。 | 只要活动确实保持为辅助性,一般不产生应税营业所得。 |
| 会计可见性 | 母公司自有账目通常必须在意大利提交,成为公开可查。 | 仅提交意大利公司的账目。 | 最低限度。 |
| 最适合于 | 以单一品牌和单一资产负债表下运营的集团、以项目或合同驱动的进入模式。 | 本地经营性业务、风险隔离、合伙关系、未来投资或出售。 | 在承诺设立运营性结构前测试市场。 |
分支机构登记的大多数延误是由于文件问题,而非法律问题。正确准备公司文件并在正确的国家、按正确的顺序进行公证/合法化,是影响时间进度的最大因素。
母公司的主管机构——根据其章程文件为股东大会、董事会或唯一董事——必须通过特定决议以设立意大利分支。决议应载明:
除决议外,母公司通常还需提交:
实务提示: apostille 要求因国而异,且部分登记处出具的摘录在意大利公证人那里可能无法接受,需附加额外认证。我们会在母公司在国外进行合法化之前审查其文件包,以免在公证阶段被拒绝并导致客户承担重新出具文件的费用。
登记应作为一项法律实施项目来进行,尤其是当分支在设立后需立即开立银行账户、雇佣员工、租赁场所或取得许可证时。
我们评估在意大利拟开展的活动、将签署的合同、所需的人员与场所、收入流和监管范围,并确认分支是否确实优于设立子公司或代表处。
母公司的有权机构决议设立分公司,指定其地址,任命代表并确定其权限。该决议随后须由签署人签字、公证,并在签署国办理apostille认证或领事认证(legalisation)。
在公证契约签署之前,被任命的代表必须取得意大利个人税号(codice fiscale)自 意大利税务局。非居民个人通常通过领事馆或当地代理人申请。
外文文件须经宣誓翻译为意大利语。意大利公证人在契约预约签署前会核验整套文件的合规性与完整性,因此应在签字日期之前充分时间进行审查。
该契约在意大利公证人面前签署。被任命的代表可亲自出席,或授予信任的专业人士委托书以代为签署,从而允许母公司的管理人员留在国外。
公证人将契约提交有管辖权的公司登记处(商会)。分公司以其自身的登记资料、代表及其权限范围登记在册,正是这些记录使该等权限对第三方具有可对抗效力。
分公司须取得意大利增值税号、认证电子邮件地址(PEC),以及代表的数字签名。这些是电子发票、申报以及与意大利公共机关大多数业务往来所必需的前提条件。
开立银行账户、会计与工资制度接入、雇佣合同、商业与供应协议、场所租赁、保险,以及为该活动可能要求的任何特定行业许可或申报。
时限说明: 总体时间表取决于文件准备情况、国外公证与apostille、税号发放、宣誓翻译、公证人可用性及商会处理速度。一旦审阅完母公司的文件,应逐案确认一个切实可行的日期。
在大多数情况下,母公司的管理人员无需前往意大利。妥善起草的委托书可让指定代表在当地完成整个流程。
委托书必须具有足够的具体性,以涵盖公证契约、登记申报以及与税务和行政机关的往来,并且须同时在签署地法律和意大利的要求下有效。
根据签署国的不同,委托书可能需要公证并根据海牙公约办理apostille,或办理领事认证(consular legalisation),随后进行宣誓翻译成意大利语。
律师(受托人)在公证人面前出席、签署契约并处理后续的登记步骤。母公司的董事通过其授予的授权条款保持对过程的控制。
注意: 一般性的公司委托书常被拒绝。授权应针对将在意大利执行的具体行为起草,并事先与公证人确认。
符合常设机构(permanent establishment)条件的分公司,就其可归属的收益在意大利纳税。实际工作在于如何确定并记录该等收益。
可归属于意大利常设机构的收益通常须在意大利缴纳公司所得税(IRES)及地区生产税(IRAP),分公司需在意大利申报纳税申报表。
分支机构必须像独立企业一样确定其经营结果,配备专用账目并保留支持其被归属的职能、资产和风险以及与总部往来活动的文件。
分支机构须在意大利登记增值税并参与意大利的电子发票及申报系统,这将从第一天起影响开票设置、ERP 配置以及供应商入驻流程。
分支机构进行或接收的付款可能产生代扣义务。双重征税协定和欧盟指令可在符合实质、文件和受益所有权要求的情况下减少或消除这些代扣。
母国规则决定意大利经营结果如何与母公司的税务处理相互作用,通常通过外国税收抵免或(若该制度存在)对外国常设机构的豁免实现。
在意大利雇用的员工须向社会保险和工伤保险机构注册,适用相关全国性集体协议,保存工资记录并进行每月缴费申报。
向外的镜像规则: 当一家 意大利 公司在国外经营时,意大利对全球收入征税,但通过外国税收抵免或在选择时通过 2016 年引入的分支机构豁免制度提供救济,根据该制度,外国常设机构的利润和亏损从意大利税基中排除。该选择是不可撤销的,并适用于所有外国分支,因此在行使前应进行模型测算。
登记只是开始,而非结束。分支机构承担的经常性义务部分由意大利驻在机构承担,部分由外国母公司承担。
大多数问题是可以避免的,且源自最初六十天内的安排。
登记为辅助性办事处的办公室开始谈判并签订合同。该活动随后被重新定性为常设机构,并产生追溯性的税务后果。
由于不存在独立实体,意大利的争议、雇佣索赔或供应链故障会直接影响母公司的资产负债表,且常常在外国法庭处理。
代表人的登记授权对其实际签署的事项过窄,或对集团原意而言过宽,导致可执行性和内部控制问题。
集团有时会惊讶地发现母公司财务报表必须在意大利备案并向公众开放。若在商业上有此顾虑,则设立子公司可能是更合适的选择。
为分公司在意大利开立账户需要对整个国外结构进行客户尽职调查(KYC)。延迟启动该流程是导致运营启动推迟的最常见原因之一。
在工资登记、集体协议选择和安全合规就绪之前开始雇佣,会在第一个月就造成原本可以避免的风险暴露。
公司文件、认证顺序、代表权限、税务与增值税步骤及注册后事项——汇总在一份清单中,以便在请求固定费报价前做好准备。
我们负责从结构设计到运营启动的法律实施,协调公证人、公司登记处、税务步骤以及客户在国外的顾问。
对分公司、子公司和代表处的书面评估,针对具体项目说明各自的责任、税务、雇佣和银行后果。
起草母公司决议和授权书,审查公司文件,并就执行国的认证顺序提供指示。
协助取得代表人在意大利的税号,识别实益所有人,并准备公证人和银行将要求的反洗钱(AML)文件。
协调公证契约、公司登记处备案及代表权限注册,并跟进直至分公司完全注册完毕。
银行账户流程、商业与供应合同、租赁、雇佣文件、数据保护及活动所需的任何许可证。
与会计师和工资服务商的协调、权限或地址变更、当商业案例发生变化时将分公司转换为子公司,以及在需要时的注销。
供评估在意大利设立机构的外国公司参考的初步解答。
分支机构,或 sede secondaria,是外国公司在意大利永久组织的次级机构。它没有独立的法律人格:它是外国公司本身在当地开展业务,通过固定场所和被授权在意大利行事的代表进行运作。
外国母公司的主管机构通过设立分支机构的决议,指定其地址并任命一名或多名代表。该决议连同公司章程和良好信誉证明在国外由公证并加附认证(apostille)或合法化,翻译成意大利语,并用于在意大利办理公证文书。随后公证人将分支机构在主管公司登记处备案。
没有。与 S.r.l. 或 S.p.A. 不同,分支机构并非作为独立实体进行资本化。母公司仍可在决议中为其划拨资金,这通常有利于开户、信贷和招标等用途。
在大多数情况下可以。被任命的代表可向意大利的受信专业人士授权,后者在公证人面前出庭并完成登记。授权书必须针对具体行为拟定,在签署国经过公证并加附认证(apostille)或合法化,并翻译成意大利语。
子公司是具有自身资本并在原则上具有独立有限责任的意大利独立公司。分支机构则是外国公司本人:分支机构在意大利所为的一切行为的全部责任直接由母公司承担。在两者之间选择,主要是关于风险、控制、成本以及集团希望如何在意大利市场呈现的商业决策。
通常是。通过在意大利的固定营业场所开展业务的分支机构通常被视为常设机构,就其可归属的收入在意大利纳税,承担意大利公司税和地区税义务并须保持独立会计记录。具体情况取决于经营活动及适用的避免双重征税条约(double tax treaty)。
在意大利设有次级机构的外国公司通常需要将其自身账目提交给意大利公司登记处,这些账目将变为公开可查。将此视为商业敏感信息的集团常倾向于设立子公司。
可以。分支机构可以在当地雇佣员工,这需要在社会保障和工伤保险机构登记,选择并适用相关的国家集体协议,进行薪酬管理并遵守工作场所安全规则。这些步骤应在首次雇佣前准备妥当,而非事后补救。
代表处只能开展准备性和辅助性活动,例如市场调研、推广和联络。代表处不能签订业务或产生收入。分支机构则为实际商业经营而永久组织。如果代表处实际上开始开展业务,就有可能被重新定性为常设机构。
集团常以分支机构起步,一旦意大利业务确立后再转为 S.r.l.。此类转变涉及将业务、合同、资产和员工转移到新实体并关闭分支机构,具有税务、雇佣和合同方面的后果,应提前规划而非临时应付。
母公司所属司法辖区与公司结构图、在意大利拟开展的业务、拟定地址、代表人身份、预期员工与场所、收入模式、任何所需许可证,以及是否需要税务、会计和银行支持。
在出具报价前,我们会审查业务类型、母公司文件、代表人的权限、税务和增值税状况、银行流程以及任何所需许可证,以便正确界定工作流程并降低执行风险。